Vertrag für Apothekenvertretung richtig erstellen – inkl. Muster

Eine Apothekenvertretung kann per Handschlag vereinbart werden – sicherer ist aber ein schriftlicher Vertrag. Quelle: iStock/ Jacob Wackerhausen

Bedeutung des Vertrages

Verträge sind unerlässlich, um Vereinbarungen verbindlich festzuhalten und rechtssichere Geschäfte abzuschließen – auch bei Apothekenvertretungen ist das nicht anders.

In diesem Beitrag erhalten Sie daher einen Überblick über die wichtigsten Aspekte, die bei der Vertragsschließung zu beachten sind. Im Anschluss finden Sie einen Mustervertrag, in dem all diese Punkte berücksichtigt sind.

Bitte beachten Sie: Dieser Beitrag sowie der beigefügte Mustervertrag dienen ausschließlich der Orientierung und stellen keine juristische Beratung dar.

Vertragsparteien

Zu Beginn des Vertrags sollten die Vertragsparteien – also die Apotheke und die Vertretungsapothekerin bzw. der Vertretungsapotheker – eindeutig benannt werden.

Dabei sind jeweils der vollständige Name und die Anschrift beider Seiten anzugeben. Bei der Apotheke sollte zusätzlich der Name der Inhaberin bzw. des Inhabers aufgeführt werden, die bzw. der die Apotheke rechtsverbindlich vertritt.

Allgemeine Konditionen

Grundsätzlich können die Konditionen individuell vereinbart werden. Es gibt jedoch einige Punkte, die in jedem Vertrag geregelt sein sollten.

So ist zunächst der Zeitraum der Vertretung festzuhalten.

Ebenso muss die Vergütung angegeben werden. Diese wird in der Regel als Stundenhonorar vereinbart, kann jedoch auch pauschal erfolgen – letzteres ist insbesondere bei Notdiensten üblich. Wie hoch ein marktgerechtes Stundenhonorar für Apothekenvertretungen angesetzt werden sollte und worauf Sie dabei achten sollten, erfahren Sie übrigens in diesem Beitrag.

Bei der Honorierung sollte zudem angegeben werden, ob es sich um einen Nettobetrag handelt und ob zusätzlich die gesetzliche Umsatzsteuer (derzeit 19 %) berechnet wird. Vertretungsapotheker, die die Kleinunternehmerregelung nutzen, sollten darauf hinweisen, dass keine Umsatzsteuer erhoben wird.

Darüber hinaus sollte die Anzahl der zu leistenden Stunden definiert werden. Idealerweise wird auch geregelt, was geschieht, wenn diese nachträglich seitens der Apotheke reduziert werden – zum Beispiel, dass in einem solchen Fall die vereinbarte Mindeststundenzahl abgerechnet wird.

Ebenfalls empfehlenswert ist es vertraglich festzuhalten, ob eine Honorierung erfolgt, wenn der Vertretungsapotheker seine Pausen innerhalb der Apotheke als verantwortlicher Apotheker einlegt. Dies kann sonst später zu Missverständnissen bei der Abrechnung führen.

Zusätzliche Kosten wie Reise- und Unterkunftskosten sollten – sofern relevant – ebenfalls im Vertrag geregelt werden. Stellt die Apotheke eine Unterkunft zur Verfügung, empfiehlt es sich, deren Ausstattung genau zu definieren, um böse Überraschungen zu vermeiden. Denkbar sind hier etwa ein Bett, eine Küche mit Kochutensilien und weitere grundlegende Einrichtungsgegenstände. Gerade bei länger andauernden Vertretungen ist eine angemessene Ausstattung nicht zu unterschätzen.

Scheinselbstständigkeit ausschließen

Um eine Feststellung von Scheinselbstständigkeit zu vermeiden, sollte dieser Aspekt bereits bei der Vertragserstellung berücksichtigt werden.

Ein wichtiger Schritt ist die möglichst genaue Beschreibung der Aufgaben des Vertretungsapothekers. Neben der Beratung und dem Verkauf von Arzneimitteln können dazu auch die Rezeptkontrolle, die Erbringung pharmazeutischer Dienstleistungen (pDL) sowie die Herstellung von Rezepturen gehören. Entscheidend ist, dass sämtliche Tätigkeiten aufgeführt werden, die im Rahmen der Vertretung übernommen werden sollen.

Darüber hinaus sollte im Vertrag festgehalten werden, dass der Vertretungsapotheker selbstständig tätig ist. Ein Arbeitsverhältnis sowie ein Weisungsrecht des Apothekeninhabers sind ausdrücklich auszuschließen.

In diesem Zusammenhang sollte auch geregelt sein, dass kein Anspruch auf Urlaub oder Lohnfortzahlung im Krankheitsfall besteht und dass der Vertretungsapotheker selbst für die Abführung von Einkommensteuer und Sozialabgaben verantwortlich ist. Diese Regelungen gelten im Übrigen mit dem vereinbarten Honorar als abgegolten.

Zur Absicherung gegen den Vorwurf der Scheinselbstständigkeit können – sofern für die konkrete Vertretung relevant – weitere Kriterien aus der Rechtsprechung in den Vertrag übernommen werden, etwa aus dem Urteil des LSG Nordrhein-Westfalen vom 10.06.2020 (Punkt 48).

Dazu zählen beispielsweise Befugnisse des Vertretungsapothekers wie das Tätigen von Zahlungen über das Geschäftskonto der Apotheke. In der Praxis wird diese Möglichkeit von Apothekeninhabern allerdings nicht immer gerne eingeräumt. Ob solche Befugnisse im Vertrag aufgeführt oder bewusst weggelassen werden, sollten Inhaber und Vertretungsapotheker im Einzelfall gemeinsam abwägen.

Grundsätzlich gilt beim Thema Scheinselbstständigkeit: Nicht nur die vertragliche Formulierung ist entscheidend, sondern vor allem auch die tatsächliche Umsetzung im Arbeitsalltag.

Haftung

Auch die Haftungsfrage sollte im Vertrag geregelt sein, um im Schadensfall Klarheit zu schaffen.

Für Vertretungsapotheker ist der Abschluss einer Berufshaftpflichtversicherung in jedem Fall empfehlenswert. Sollte eine solche Versicherung nicht bestehen, kann im Vertrag festgelegt werden, dass die Apotheke über ihre eigene Betriebshaftpflichtversicherung eintritt. In diesem Fall sollte der Apothekeninhaber jedoch vorab prüfen, ob die Versicherung auch Vertretungskräfte abdeckt.

Darüber hinaus sollte geregelt sein, ob und in welchem Umfang der Vertretungsapotheker gegenüber Dritten (z. B. Kunden) haftet.

Zudem empfiehlt sich für Vertretungsapotheker eine vertragliche Vereinbarung, dass keine Haftung besteht, wenn die Vertretung aus wichtigen Gründen – etwa aufgrund von Krankheit – kurzfristig abgesagt werden muss. Aus kollegialen Gründen sollte in einem solchen Fall dennoch versucht werden, einen geeigneten Ersatz zu organisieren.

Verschwiegenheit

Auch wenn für den Umgang mit sensiblen Patientendaten bereits eine berufsrechtliche Verschwiegenheitspflicht besteht, sollte zusätzlich eine Vertraulichkeitserklärung hinsichtlich betriebsinterner Informationen in den Vertrag aufgenommen werden – insbesondere mit Blick darauf, dass der Vertreter möglicherweise später für eine Konkurrenzapotheke tätig wird.

Sonstiges

Neben den genannten Punkten können auch individuelle Vereinbarungen getroffen werden – etwa, dass während der Vertretung stets ein weiterer Mitarbeiter als Unterstützung im Handverkauf präsent sein muss.

Ob und welche Zusatzregelungen sinnvoll sind, hängt vom jeweiligen Einzelfall ab.

Mustervertrag

Wie bereits erwähnt, kann der Vertrag individuell gestaltet werden. Um Ihnen dennoch einen ersten Überblick über einen möglichen Aufbau zu geben, können Sie sich an folgendem Mustervertrag orientieren:

Sie benötigen die Word-Datei?

Registrieren Sie sich jetzt kostenlos über diesen Link bei MyPhreelancer und erhalten Sie den Mustervertrag nach erfolgreicher Profilfreigabe bequem per E-Mail.